Retention: quanto tenere i dati visitatori e come gestire richieste

Se in azienda registri ingressi e uscite (reception, consegne, fornitori, ospiti, manutentori), prima o poi ti scontri con una domanda molto concreta: retention dati visitatori, cioè per quanto tempo ha senso (e si può) conservarli e come rispondere quando qualcuno chiede di cancellarli. Il GDPR non ti dà un numero “magico” valido per tutti: ti chiede invece di definire tempi coerenti con lo scopo, comunicarli e applicarli davvero.

Che cosa significa “retention” nei dati dei visitatori

Retention = il tempo in cui conservi dati personali identificativi (nome, contatto, azienda, documento, firma, foto, targa, orari) prima di:

• cancellarli (eliminazione definitiva),
• anonimizzarli (restano dati statistici non riconducibili alla persona),
• oppure limitarne l’accesso e conservarli solo per obblighi specifici (casi particolari, documentati).

Nel registro visitatori, di solito i dati servono a tre scopi tipici:

1. Gestione accessi e sicurezza (sapere chi è in sede / chi c’era in un certo momento).
2. Organizzazione (notifica al referente, badge, preregistrazione, tempi di attesa).
3. Tutela in caso di incidenti/contestazioni (ricostruzione eventi, audit interno).

Il punto chiave: ogni campo raccolto deve avere una finalità, e ogni finalità deve avere un tempo massimo. Il GDPR chiede di conservare i dati “non oltre il necessario” rispetto allo scopo (principio di storage limitation).

Quali dati dei visitatori sono davvero necessari (e quali evitare)

Un registro visitatori “minimal” (spesso sufficiente) contiene:

• nome e cognome
• azienda/ente (se visita per lavoro)
• referente interno / motivo visita (anche come categoria, non per forza descrittivo)
• data e ora di ingresso/uscita

Dati da valutare con attenzione (più rischio, più responsabilità):

• documento (numero/document type o scansione/foto)
• firma (specie se associata a informative/consensi)
• foto / riconoscimento facciale
• targa
• numero di telefono/email personali

Regola pratica: se un dato non serve a sicurezza o organizzazione, non raccoglierlo. Questo riduce sia i rischi sia il carico nella gestione delle richieste (accesso/cancellazione). Il principio di minimizzazione e la limitazione della conservazione vanno insieme.

Esempio concreto

• Corriere che consegna un pacco: spesso basta “Nome + azienda corriere + ora ingresso/uscita”.
• Tecnico manutentore in area critica: può essere giustificato anche documento e targa, ma con retention più “pensata” e accessi molto limitati.

I pilastri GDPR che ti guidano su conservazione e cancellazione

1) Conserva solo finché serve (storage limitation)

Non “perché può servire”, ma perché serve davvero allo scopo dichiarato.

2) Devi poter spiegare e dimostrare la scelta (accountability)

Non basta avere “un’idea” di tempo: è buona pratica trasformarla in policy (anche semplice), applicarla e poterla esibire.

3) Nell’informativa devi indicare tempi o criteri

Quando raccogli i dati, devi dire per quanto li conservi (o, se non puoi dare un numero fisso, quali criteri userai).

4) Nel registro dei trattamenti devi indicare i tempi di cancellazione (ove possibile)

Il GDPR prevede che nel registro (art. 30) siano indicati, “ove possibile”, i termini previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati.

5) La cancellazione è un diritto, ma non sempre immediato e assoluto

Il diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) vale in varie situazioni (es. dati non più necessari, revoca del consenso se quello era l’unico presupposto, trattamento illecito), ma ha eccezioni (ad esempio se devi conservare per adempiere un obbligo di legge o per difenderti in giudizio).

Qual è la base giuridica tipica per il registro visitatori

Molte aziende, per la gestione ingressi, si basano su:

• legittimo interesse (organizzazione e sicurezza), se il trattamento è necessario e bilanciato rispetto ai diritti della persona, e se le aspettative ragionevoli dell’interessato sono considerate (test in tre passi: scopo–necessità–bilanciamento).

In alcuni casi può esserci:

• obbligo legale (se una norma specifica ti impone quel registro o quella conservazione — attenzione: non sempre esiste un obbligo “generico” per tutti i visitatori).
• consenso: da usare con cautela per campi non necessari (es. marketing, newsletter). Nel registro visitatori, spesso non è la scelta migliore per i dati “core”, perché il consenso deve essere libero e revocabile.

Come scegliere “quanto tenere” i dati: criteri pratici che reggono anche a un controllo

Quando stabilisci la durata, considera questi fattori (e scrivili in una nota/policy):

1. Perché ti serve quel dato (finalità concreta, non generica).
2. Quanto tempo è realistico che ti serva (es. gestione contestazioni: giorni? settimane? mesi?).
3. Rischio per la persona se i dati restano troppo a lungo (accessi impropri, data breach).
4. Sensibilità del dato (documento/foto/targa = più impatto → tendenzialmente meno tempo e più protezione).
5. Frequenza di accesso ai dati (se non li consulti mai dopo X giorni, perché tenerli?).

Suggerimento operativo: evita un’unica durata “standard” per tutto. È molto più robusto (e più semplice da gestire) definire tempi diversi per:

• tipologia visitatore (cliente, fornitore, manutentore, evento),
• sede/area (uffici vs reparti sensibili),
• campi dati (anagrafica base vs documento vs targa).

Procedura operativa in 9 passi: imposti la retention e gestisci le richieste senza caos

1. Mappa le finalità
• Accesso e sicurezza (chi entra/chi esce)
• Accoglienza/organizzazione (notifiche, badge, preregistrazione)
• Tutela/ricostruzione eventi (solo se realmente necessario)
2. Elenca i campi dati che raccogli oggi
• Segna per ogni campo: “serve a cosa?”
• Se non trovi uno scopo concreto → elimina quel campo o rendilo facoltativo.
3. Associa una base giuridica a ciascuna finalità
• Di solito legittimo interesse per accessi/sicurezza (documenta il bilanciamento). (
4. Definisci i tempi per categorie, non “a sentimento”
• Esempio: “log accessi base = X giorni”, “targa = Y giorni”, “documento = Z giorni”.
• Se non puoi fissare un numero, definisci criteri (es. “fino a chiusura ticket contestazione + N giorni”).
5. Scrivi una mini-policy interna (1 pagina basta)
• cosa raccogli
• perché
• per quanto
• chi può vedere cosa
• come cancelli/anonymizzi
6. Aggiorna informativa e comunicazione in reception
• Inserisci tempi o criteri e diritti esercitabili.
• Se usi legittimo interesse, dichiaralo e spiega in modo chiaro lo scopo.
7. Aggiorna il registro dei trattamenti
• Inserisci i tempi previsti per la cancellazione (ove possibile) e le misure di sicurezza.
8. Automatizza cancellazione o anonimizzazione
• Se la cancellazione dipende da un processo manuale, prima o poi salta.
• Imposta regole automatiche (per categoria/sede/tipo visitatore), con audit minimo.
9. Prepara un flusso per le richieste (DSR)
• Chi riceve la richiesta?
• Come identifichi la persona senza raccogliere altri dati inutili?
• Entro quando rispondi?
• Come documenti l’esito?

Come gestire una richiesta di cancellazione (cancellazione GDPR) senza bloccare l’operatività

Quando un visitatore chiede “cancellate i miei dati”, la risposta corretta non è sempre “sì subito”, né “no a prescindere”. È un processo.

1) Verifica identità (senza esagerare)

Chiedi informazioni minime per identificare la registrazione:

• nome e cognome
• data visita (o finestra temporale)
• sede/azienda visitata
  Evita di chiedere nuovi dati sensibili “solo per verificare” se non necessari.

2) Capisci il motivo e la base giuridica

La cancellazione è dovuta se, ad esempio, i dati:

• non sono più necessari per lo scopo per cui li hai raccolti,
• sono stati trattati illecitamente,
• erano basati su consenso e il consenso viene revocato (e non hai altre basi).

3) Valuta le eccezioni

Puoi dover conservare (anche temporaneamente) se la conservazione è necessaria per:

• adempiere un obbligo legale applicabile,
• accertare/esercitare/difendere un diritto in sede giudiziaria (es. contenzioso in corso).

4) Esegui l’azione corretta

• Cancellazione (se non serve più)
• Limitazione del trattamento (se c’è un “congelamento” in attesa di verifica)
• Anonimizzazione (se ti basta il dato aggregato e non identificativo)

5) Documenta

Registra: data richiesta, esito, motivazione, data di esecuzione. È parte dell’accountability.

Perché Libemax Registro Visitatori ti semplifica davvero la retention (senza compromessi)

Se vuoi passare dalla teoria alla pratica, servono due cose: regole configurabili e automazione.

Libemax Registro Visitatori è pensato proprio per la gestione del ciclo di vita dei dati: consente di definire periodi di conservazione e cancellare automaticamente i dati non più necessari, riducendo il rischio di trattenere informazioni oltre il dovuto.

In più, la logica “a categorie” (tipologie di visitatori, più sedi/ingressi, campi opzionali) ti aiuta a costruire una retention dati visitatori realistica, invece di una regola unica che non regge ai casi reali.

Dal punto di vista operativo, i vantaggi tipici sono:

• configurazione della conservazione in base alle esigenze aziendali (policy applicata dal sistema, non dalla memoria delle persone),
• registro digitale con consultazione/esportazione controllata (utile quando serve ricostruire accessi senza lasciare fogli in giro),
• strumenti che supportano un’accoglienza moderna mantenendo attenzione a privacy e sicurezza (multisede, personalizzazioni, ecc.).

Se poi ti arriva una richiesta “cancellate i miei dati”, avere retention dati visitatori già impostata e automatizzata significa spesso poter rispondere in modo rapido: o i dati sono già stati cancellati secondo policy, oppure sai esattamente dove sono e perché sono ancora conservati.

Una gestione corretta dei dati dei visitatori non è “burocrazia”: è ordine (dati utili e puliti), rischio più basso (meno dati = meno danni possibili) e richieste gestibili (risposte tracciabili, senza panico).

Prova Libemax Registro Visitatori gratuitamente per 14 giorni