Evacuazione in azienda: come fare l'appello dei presenti

Un'evacuazione in azienda non si misura solo dalla velocità con cui le persone escono dall'edificio. Si misura da una domanda precisa, che arriva appena tutti sono al punto di raccolta: manca qualcuno?

Per i dipendenti la risposta è spesso nota. Per i visitatori, i fornitori, i corrieri e i tecnici esterni no. Sono persone che non conoscono i percorsi di esodo e che magari sono entrate dieci minuti prima. Se l'elenco dei presenti è un foglio cartaceo rimasto in reception, l'appello diventa un esercizio di memoria.

In questo articolo vediamo cosa prevede la normativa sulla gestione delle emergenze, perché l'appello è il passaggio più delicato e come un registro visitatori digitale come Libemax Registro Visitatori ti aiuta a sapere, in pochi istanti, chi è al sicuro e chi no.

Evacuazione in azienda: cosa prevede la normativa

In Italia la gestione delle emergenze è uno degli obblighi del datore di lavoro previsti dal D.Lgs. 81/08, il Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro. L'articolo 43 chiede di organizzare i rapporti con i servizi di emergenza, designare i lavoratori addetti e programmare gli interventi in caso di pericolo grave.

I dettagli operativi sono nel DM 2 settembre 2021, il cosiddetto "decreto GSA" sulla gestione della sicurezza antincendio. Tra i punti principali:

• il piano di emergenza scritto è obbligatorio, tra gli altri casi, nei luoghi di lavoro con almeno 10 lavoratori e in quelli aperti al pubblico con più di 50 persone presenti contemporaneamente;
• il piano deve indicare le procedure di evacuazione, i punti di raccolta e le modalità per verificare che tutti abbiano lasciato l'edificio;
• le prove di evacuazione vanno svolte almeno una volta l'anno.

Il piano, quindi, non riguarda solo i dipendenti. Riguarda chiunque si trovi nei locali in quel momento, visitatori compresi. Ed è proprio qui che molte aziende scoprono un punto debole.

Perché l'appello è il momento più critico

L'uscita dall'edificio segue percorsi segnalati e allenati con le prove. L'appello, invece, dipende da un'informazione: l'elenco aggiornato di chi era dentro.

Immagina questa scena. Suona l'allarme alle 11:20. In sala riunioni c'è un cliente in visita, al secondo piano un tecnico sta facendo manutenzione, in magazzino è appena arrivato un corriere. Al punto di raccolta l'addetto all'emergenza conta i colleghi, ma degli esterni sa poco o nulla.

In quel momento servono tre cose:

• sapere chi è presente, dipendenti e ospiti;
• segnare chi è arrivato al punto di raccolta;
• individuare subito chi manca, per comunicarlo ai soccorritori.

Ogni minuto perso a ricostruire l'elenco è un minuto in cui i soccorsi non sanno dove cercare. Per questo la gestione dei visitatori non è solo una questione di accoglienza: è parte integrante del piano di emergenza aziendale.

Registro cartaceo o digitale: cosa cambia in emergenza

Il classico quaderno in reception ha un problema di fondo: resta dove è stato lasciato. In caso di evacuazione qualcuno deve ricordarsi di prenderlo, e spesso le uscite non vengono registrate, quindi l'elenco include anche chi è già andato via.

Un software per il registro visitatori trasforma il check-in degli ospiti in un dato utile anche per la sicurezza. Ogni ingresso e ogni uscita vengono registrati, e l'elenco dei presenti è pronto nel momento in cui serve.

Vuoi vederlo all'opera? Prova Libemax Registro Visitatori gratis e verifica quanto è semplice avere sempre sotto controllo chi è in azienda.

Come funziona l'evacuazione con Libemax Registro Visitatori

Libemax Registro Visitatori include una funzione dedicata alle emergenze, pensata per rendere l'evacuazione in azienda più ordinata e l'appello più rapido. Tutto parte da un solo gesto: la pressione del tasto Evacuazione.

Ecco cosa succede in sequenza:

1. Parte il segnale acustico sul dispositivo della reception, così l'allarme è immediato anche per chi è all'ingresso.
2. Tutti i presenti ricevono un'email con l'avviso di evacuazione. Anche il visitatore che non ha sentito l'allarme viene informato.
3. L'amministratore di sistema riceve un'email dedicata con un link a una pagina che contiene l'elenco completo dei presenti in quel momento.
4. Al punto di raccolta, l'amministratore spunta i nomi delle persone man mano che arrivano. Chi resta senza spunta è chi manca all'appello.

L'ultima parte è la novità più importante. Fino a oggi il sistema avvisava le persone; ora dà anche a chi coordina l'emergenza uno strumento per verificare la situazione, nome per nome.

Cosa ci guadagni

• Un elenco sempre a portata di mano: la pagina si apre dal link nell'email, senza cercare fogli o accedere a un computer.
• Un appello rapido e senza errori: niente conteggi a memoria, niente nomi dimenticati.
• Informazioni chiare per i soccorritori: puoi dire subito chi non ha raggiunto il punto di raccolta.
• Visitatori protetti quanto i dipendenti: gli ospiti registrati al check-in fanno parte dell'elenco, come richiede un piano di emergenza ben fatto.

Se vuoi approfondire le altre funzioni, scopri come funziona Libemax Registro Visitatori, dal check-in degli ospiti alla firma NDA digitale fino al badge visitatore.

5 consigli per una prova di evacuazione efficace

Uno strumento funziona davvero solo se le persone sanno usarlo. Approfitta della prova di evacuazione annuale per allenare anche l'appello.

1. Registra sempre ingressi e uscite. Un elenco dei presenti è affidabile solo se ogni ospite fa check-in all'arrivo e check-out alla partenza.
2. Coinvolgi l'amministratore di sistema. Chi riceve il link all'elenco deve sapere dove andare e come spuntare i nomi, prima che serva davvero.
3. Includi i visitatori nella simulazione. Se durante la prova ci sono ospiti, usali per verificare che ricevano l'email e che compaiano nell'elenco.
4. Cronometra l'appello. Misura il tempo tra l'allarme e l'ultima spunta: è il dato che ti dice se il piano funziona.
5. Aggiorna il piano di emergenza. Dopo ogni prova annota cosa ha funzionato e cosa no, e riportalo nel documento previsto dal D.Lgs. 81/08.

Domande frequenti

I visitatori devono essere inclusi nel piano di evacuazione? Sì. Il piano di emergenza riguarda tutte le persone presenti nei luoghi di lavoro, quindi anche ospiti, fornitori e tecnici esterni. Per questo è importante sapere sempre chi è in azienda.

Ogni quanto va fatta una prova di evacuazione? Il DM 2 settembre 2021 prevede almeno una prova all'anno. È il momento giusto per verificare anche le procedure di appello.

Come si fa l'appello dei presenti durante un'evacuazione? Si confronta l'elenco di chi era nell'edificio con le persone arrivate al punto di raccolta. Con Libemax Registro Visitatori l'amministratore riceve via email il link all'elenco dei presenti e spunta i nomi direttamente dalla pagina.

Cosa succede quando si preme il tasto Evacuazione di Libemax? Parte un segnale acustico, tutti i presenti ricevono un'email di avviso e l'amministratore di sistema riceve un'email con il link all'elenco da spuntare.

Evacuazione in azienda sotto controllo, nome per nome

Una buona evacuazione in azienda finisce solo quando sai che tutti sono al sicuro. Per arrivarci servono un elenco affidabile dei presenti e un modo rapido per fare l'appello, anche quando in struttura ci sono ospiti che non conosci.

Con Libemax Registro Visitatori il tasto Evacuazione fa tutto questo in un solo gesto: allarme sonoro, email a tutti i presenti e, per l'amministratore, l'elenco da spuntare al punto di raccolta. Meno improvvisazione, più sicurezza per chi lavora e per chi è venuto a trovarti.

È il nostro modo di fare quello che facciamo da sempre: usiamo la tecnologia per semplificare la vita delle persone in azienda.

Inizia la tua prova gratuita di Libemax Registro Visitatori e prepara la tua azienda alla prossima prova di evacuazione.