Quando scatta un allarme, i minuti non sono mai “solo minuti”. In una emergenza evacuazione (incendio, fuga di gas, blackout, evento meteo improvviso, minaccia esterna), la differenza tra gestione efficace e caos spesso si riduce a una domanda semplice:

Chi è dentro, adesso?

Avere un elenco presenti edificio aggiornato in tempo reale non è un dettaglio amministrativo: è un requisito operativo che protegge persone, riduce rischi e rende più credibile l’intero piano di emergenza.

Lo scenario reale: l’allarme suona, e parte il problema

Immagina una giornata normale:

• dipendenti in ufficio, magazzino, produzione
• tecnici esterni in manutenzione
• visitatori in sala riunioni
• corrieri che entrano ed escono
• qualcuno in smart working oggi, qualcuno in trasferta

Poi scatta l’allarme. Evacuazione. Punto di raccolta.

A quel punto, se il “registro” è:

• un foglio cartaceo alla reception
• un file Excel su un PC
• un badge system che non traccia i visitatori
• un quaderno con firme poco leggibili

ti manca la cosa più importante: una lista affidabile e immediata.

E senza una lista affidabile, succedono due cose:

1.     si perde tempo a ricostruire chi manca

2.     si rischia di cercare persone che non sono dentro, o peggio, di non cercare chi invece è rimasto nell’edificio

Perché sapere chi è dentro non è “solo compliance”

In Italia, la gestione della sicurezza sul lavoro richiede processi chiari e verificabili (piani di emergenza, prove di evacuazione, ruoli e responsabilità, ecc.). Ma al di là delle regole, la vera domanda è operativa:

Se dobbiamo contare le persone fuori, come facciamo a sapere se mancano all’appello?

Un elenco presenti edificio serve per:

• roll call rapido al punto di raccolta
• informazioni immediate ai soccorritori (VVF/118)
• riduzione di panico e incertezza tra responsabili e addetti emergenza
• tracciabilità di accessi di persone non dipendenti (fornitori, consulenti, ospiti)

Il nodo critico: visitatori e fornitori sono l’anello debole

Molte aziende hanno già sistemi per dipendenti (badge, tornelli, presenze), ma in emergenza spesso restano “invisibili”:

• visitatori in riunione
• tecnici esterni in reparto
• manutentori in aree non presidiate
• addetti pulizie fuori orario
• corrieri che attendono in portineria o magazzino

È qui che un registro visitatori ben gestito diventa uno strumento di sicurezza, non di burocrazia.

“E se il device non è raggiungibile?” La differenza la fa il cloud

Durante una emergenza evacuazione, può capitare di:

• lasciare tutto e uscire (giustamente)
• non poter “salvare” o recuperare un dispositivo
• avere la reception non presidiata
• perdere l’accesso al PC locale o alla rete interna

Ecco perché la gestione in cloud cambia le regole del gioco.

Con Libemax Registro Visitatori:

• l’elenco è centralizzato e sempre aggiornato
• non devi “mettere in salvo” un tablet o un PC specifico
• l’elenco real time è disponibile scaricando l’app su qualsiasi device autorizzato
• in emergenza puoi consultare rapidamente chi risulta ancora “dentro”

In pratica: anche se il device di ingresso resta in portineria, l’informazione critica non resta bloccata lì.

Elenco presenti edificio: cosa deve avere per essere davvero utile

Un elenco che funziona in emergenza deve essere:

1) In tempo reale (non “aggiornato a fine giornata”)

• ingressi e uscite registrati subito
• stato “dentro/fuori” sempre coerente
• visitatori
• fornitori
• manutentori
• collaboratori temporanei

2) Completo (non solo dipendenti)

3) Leggibile e filtrabile in pochi secondi

In emergenza non hai tempo di interpretare firme o note. Ti serve:

• nome e cognome
• azienda/ruolo (se esterno)
• orario ingresso
• referente interno
• area/ufficio visitato (se previsto)

4) Accessibile da più persone autorizzate

Non un “punto unico di fallimento”.

• addetti emergenza
• responsabile sicurezza
• portineria
• HR / facility (secondo policy)

Come si traduce tutto questo durante un’evacuazione

Ecco un flusso pratico:

1.     Scatta l’allarme e l’edificio viene evacuato.

2.     Al punto di raccolta, l’addetto prende l’elenco presenti edificio aggiornato.

3.     Si fa un controllo rapido: dipendenti (conferma per team/ufficio) ed esterni (verifica con referente interno o responsabile area).

4.     Se risulta qualcuno “dentro”, si verifica se è un errore di uscita non registrata; se confermato, si passa l’informazione ai soccorritori in modo chiaro.

Questo riduce:

• falsi allarmi operativi
• rientri rischiosi in edificio
• confusione tra reparti
• ritardi nelle comunicazioni

Checklist operativa: rendere il registro un pezzo del piano di emergenza

Per trasformare la tecnologia in procedura (cioè in sicurezza reale), serve una mini-checklist:

• definire chi registra gli accessi (reception, guardia, responsabili area)
• stabilire regole di uscita (come e quando si chiude la visita)
• creare ruoli di consultazione (chi può vedere l’elenco in emergenza)
• inserire il controllo elenco nel piano di evacuazione
• testare il processo durante le prove di evacuazione (tempi, completezza, chiarezza e responsabilità)

“Ma abbiamo già i badge”: perché non basta (spesso)

I badge aiutano, ma di solito:

• non includono i visitatori
• non coprono accessi occasionali
• non gestiscono bene chi entra senza badge (ditte esterne)
• non sempre offrono un riepilogo immediato e condivisibile in emergenza

La domanda da farsi è:

Il nostro sistema attuale produce un elenco presenti edificio comprensivo di tutti, in tempo reale, e consultabile in emergenza?

Se la risposta è “dipende”, allora c’è spazio per migliorare.

Vantaggi concreti (anche quando non c’è un’emergenza)

Un registro visitatori in cloud non serve solo “quando va male”. Porta benefici quotidiani:

• meno tempo in reception
• tracciabilità ordinata degli accessi
• maggiore controllo su chi entra in aree sensibili
• storico consultabile (audit interni, controlli, incident review)
• percezione di professionalità e sicurezza per clienti e fornitori

Domande frequenti (FAQ)

L’elenco real time è consultabile anche se cambia device?

Sì: se il sistema è in cloud, l’informazione non rimane legata a un singolo tablet o PC. Puoi accedere dall’app su un altro device autorizzato.

In emergenza chi dovrebbe avere accesso all’elenco?

Tipicamente: addetti emergenza e responsabili preposti, secondo le policy aziendali. L’importante è evitare che la lista sia disponibile solo a una persona “non sempre presente”.

Come evitiamo errori (es. uscite non registrate)?

Con procedure semplici: reminder di chiusura visita, responsabilità chiare, e test durante prove evacuazione per capire dove si inceppa il processo.

In sintesi: in emergenza non puoi improvvisare l’appello

Se vuoi gestire davvero una emergenza evacuazione, serve certezza, non supposizioni. E la certezza nasce da un dato semplice, ma cruciale:

un elenco presenti edificio affidabile, aggiornato e accessibile subito.

Il cloud rende questa informazione resiliente: anche se un device resta in portineria, la lista resta disponibile per chi deve prendere decisioni.