Un’accoglienza moderna e professionale dei visitatori è il tuo primo biglietto da visita

Accoglienza visitatori in azienda
Scritto il 10 Gennaio 2022

Hai mai pensato a come un’adeguata accoglienza di chi accede in sede sia il biglietto da visita della tua azienda? L'ingresso in sede è un momento fondamentale per lasciare al visitatore, sia occasionale che abituale, un'impressione favorevole e professionale della propria realtà.

L'essere umano, infatti, tende a crearsi la propria opinione su ciò che incontra di nuovo nei primi minuti in cui avviene l’approccio e risulta poi difficile che l’impressione iniziale cambi successivamente: è il cosiddetto “effetto primacy”, ossia la tendenza delle persone a credere che le prime cose che si vedono o sentono siano vere, un primo giudizio che viene dato rapidamente e che, al contrario, si modifica solo dopo molto tempo.

Ecco perché la reception e le modalità con cui il visitatore viene accolto al suo ingresso risultano fondamentali nel creare la corretta immagine aziendale che si vuole trasmettere.

Ricevere un cliente o fornitore con lunghe code di attesa, registri cartacei disordinati, sistemi datati di annotazione o procedure lente e non chiare è sicuramente un danno per l’impatto aziendale che viene rilasciato agli ospiti.

L’adozione di metodi smart e hi-tech, al contrario, conferisce all’azienda un valido supporto non solo per tutelare privacy e sicurezza dei visitatori, ma contribuisce altresì a dare all’impresa un tocco di innovazione e modernità alla propria immagine. Come?

Grazie al registro elettronico ideato da Libemax, innanzitutto, niente è più lasciato in balìa di disordine, carta, confusione o perdita di tempo: ogni visitatore entra in azienda in modo sicuro e veloce.

Mediante il tablet ove è installata l'applicazione, posto alla reception o retto da una piantana dal design elegante (in grado di sostenere anche brochure, la stampante termica per i badge o dispenser igienizzanti), l'ospite potrà compiere rapidamente la propria registrazione, processo che può avvenire tramite l'inserimento dei suoi dati, del proprio codice (generato al primo accesso e che può essere velocemente recuperato in caso di dimenticanza), del QR Code o utilizzando il riconoscimento facciale.

Ad ogni entrata una notifica avvisa la persona che deve essere incontrata dal visitatore: in questo modo il referente può raggiungere tempestivamente la persona, non solo evitando le attese, ma anche iniziando l'appuntamento con un'ottima impressione di efficienza.

È possibile, poi, inviare una mail completa di codice e QrCode. Questa soluzione è vincente per imprese con un numero di accessi elevati: non dovendo procedere con la compilazione dei campi ogni volta, si scongiurano così code prolungate.

Con App Registro Visitatori, disponibile in 15 lingue, si possono gestire sedi aziendali diverse, adattando le modalità d'uso a ciascuna di esse. Una delle vantaggiose caratteristiche del sistema è la personalizzazione: è possibile inserire il proprio logo sia sui tablet che sui badge, cambiare i colori dell'interfaccia e il messaggio di benvenuto per chi accede. Ma non è tutto: dal pannello web si può determinare le differenti tipologie dei visitatori (per esempio clienti/visitatori/fornitori/dipendenti/manutentori), avendo l'opzione di prevedere le informazioni richieste e documenti specifici per ciascuna categoria.

Il rispetto delle normative in materia di salute e sicurezza, oltre che della privacy, è indispensabile per certificare che la propria impresa metta in primo piano la tutela di clienti, fornitori e dipendenti. Con la nostra soluzione il tutto è garantito in modo hi-tech e facile. Il non dover compilare più un registro cartaceo, consultabile da chiunque, ma compiere ingresso e uscita usando la App garantisce la riservatezza dei dati degli ospiti e che vengano approvati tutti i documenti su privacy e sicurezza necessari.
Il sistema, inoltre, consente che l'osservanza delle regole vigenti a seguito dell'emergenza Covid-19 non comporti il formarsi di file per gli ingressi, decisamente controproducenti. Senza confusione e in modo innovativo, la piattaforma permette di impostare un limite e scaglionare gli accessi (grazie ad un timer personalizzabile), facendo in modo che non si creino lunghe attese e di rispettare le norme di distanziamento sociale previste.

Tramite il pannello web è possibile visionare ed esportare le visite, gestire i referenti aziendali, l’anagrafica e la tipologia degli ospiti, riuscendo così a organizzare al meglio e senza alcun impiego di metodi poco datati i dati raccolti per offrire una permanenza professionale all'interno della propria azienda.
Un'esperienza, questa, che potrà essere valutata direttamente dal visitatore, al quale si può scegliere di far esprimere il proprio livello di gradimento in fase di uscita, ottenendo una visione sempre più accurata dei propri punti di forza e di quelli, invece, da poter ancora migliorare.

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