A partire dall'entrata in vigore del GDPR (General Data Protection Regulation) il 25 maggio 2018, le aziende devono ottemperare a tutte le norme che il Regolamento Europeo sulla Privacy prevede in materia del trattamento dei dati personali e della sicurezza.
Secondo il Regolamento, il titolare ed il responsabile dei dati devono attuare una serie di “misure tecniche ed organizzative” al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
Il registro dei visitatori rientra nei punti da osservare in modo scrupoloso? Assolutamente sì.
Il controllo elettronico degli accessi in sede costituisce innanzitutto una prima misura efficace di contrasto alle minacce alla sicurezza, proteggendo da eventuali ingressi non autorizzati. In caso, inoltre, di incidenti e verifiche delle Autorità preposte è necessario dimostrare di aver praticato tutti gli accorgimenti organizzativi richiesti dalla norma.
Ma non solo. In base alla normativa sulla sicurezza aziendale, in qualsiasi momento si deve essere in grado di sapere quanti visitatori sono presenti nell’edificio, chi, e potenzialmente localizzarli in caso di emergenza (d. lgs. 81/2008).
La gestione “tradizionale” dei visitatori in sede, con annotazione degli ingressi e dei dati su registri cartacei o su pc, rispetta le procedure previste dal GDPR? No e le realtà che ancora si affidano a tali metodi possono incorrere in severe sanzioni.
Il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea si fonda sostanzialmente su tre punti fondamentali:
L'abbandono dei classici metodi per la registrazione degli ingressi a favore di sistemi elettronici e tecnologici, pertanto, non è solo una scelta dell'azienda. L'utilizzo di soluzioni hi-tech, infatti, è l'unica modalità con cui l'impresa può tutelare, in modo facile e smart, privacy e sicurezza dei propri visitatori, osservando la normativa del GDPR ed evitando di incorrere in sicure problematiche e sanzioni.
Il Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, conosciuto come Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, stabilisce un insieme di norme volte a garantire la sicurezza e la salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro. Sebbene il testo non menzioni esplicitamente l'obbligo di mantenere un registro visitatori, questa pratica può essere considerata una misura di sicurezza aggiuntiva, integrativa delle disposizioni del D. Lgs. 81/2008.
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